Situering

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om inkomende e-facturen (Peppol) via de tegel 'Cloud wachtrij' en 'Wachtrij UBL' te verwerken met een automatische herkenning van de grootboekrekening op basis van het artikel dat de leverancier meestuurt in de e-factuur. Is er geen artikel beschikbaar in de e-factuur, dan zal de herkenning gebeuren op basis van de omschrijving.

Met deze functionaliteit leert u Adsolut om een aankoopboeking op te maken op basis van de artikelen in de e-factuur zodat u deze bij toekomstige facturen niet zelf moet invullen.

Het voordeel tegenover een standaardboeking is dat Adsolut gaat kijken naar de detaillijn en de grootboekrekening voor deze regel specifiek gaat opzoeken en toewijzen. Bij een standaardboeking worden de regels 1 op 1 overgenomen zonder herkenning van de detaillijn.

Aandachtspunten

Standaardboekingen

Deze functionaliteit kan niet gecombineerd worden met een standaardboeking op een leverancier.

De standaardboeking wordt gebruikt indien:

• De dossier setting is ingesteld op 'Geen'
• De dossier setting is ingesteld op 'Instelbaar per leverancier' en de checkbox op de leveranciersfiche is uitgezet

In alle andere gevallen zal de nieuwe functionaliteit worden toegepast.

Overname detaillijnen Peppol/UBL

De functionaliteit voor het automatisch toewijzen van de grootboekrekening kan enkel gebeuren indien er detaillijnen met een artikel vanuit de e-factuur worden ingelezen.

Dit wil zeggen:

• Alle
• Centralisatie volgens artikel (per btw-code)

Bij de andere opties zijn er geen gegevens beschikbaar om een herkenning op toe te passen.

1) Instellingen

1.1) Dossier settings

Ga naar 'Systeembeheer::Dossier Settings::OCR/UBL'.

Hier is een nieuwe parameter bijgekomen om op dossier niveau te bepalen of de grootboekrekening moet worden toegewezen op basis van het artikel of omschrijving in de e-factuur.

Opmerking:

Standaard wordt er gekeken naar het artikel. Een herkenning op de omschrijving kan enkel gebeuren indien er geen artikel door de leverancier wordt meegegeven.

U heeft 3 opties om uit te kiezen:

• Voor alle leveranciers = Het toewijzen gebeurt standaard voor alle inkomende e-facturen.
  Er wordt geen rekening meer gehouden met een standaardboeking op de leverancier.
• Instelbaar per leverancier = U kan per leverancier bepalen of u wel of niet de automatische toewijzing wenst te gebruiken. 
  Bij het activeren van deze optie, zal er op de leveranciersfiche een extra checkbox komen zodat u kan aanduiden of deze functionaliteit wel of niet voor deze leverancier moet worden toegepast.
  Zet u de checkbox aan op een leverancier, dan zal de standaardboeking voor deze leverancier niet meer gebruikt worden.
• Geen = Er wordt geen automatische toewijzing toegepast.
  De standaardboeking op de leverancier wordt gebruikt in de boeking van de aankoopfactuur.

1.2) Leverancier

Heeft u in de dossier settings gekozen voor 'Instelbaar per leverancier' dan wordt er op de leveranciersfiche een checkbox getoond om per leverancier te bepalen of u deze functionaliteit wenst te gebruiken of niet.

2) Matching van regels

Het herkennen van de grootboekrekening is een self learning systeem. Dit wil zeggen dat bij iedere factuur die u boekt, Adsolut bij zal houden welke grootboekrekening er gekoppeld is aan het betreffende artikel in de e-factuur.

In de beginfase zal u bij iedere factuur dit moeten doen per artikel dat de leverancier doorstuurt. Dit zal steeds minder worden naarmate Adsolut meer artikelen per leverancier heeft kunnen opslaan.

Het is ook mogelijk om manueel regels toe te voegen. Dit kan u doen vanuit:

A) de leveranciersfiche Boekhouding::Leveranciers::Standaardboeking::Peppol matching

B) het menu item 'Parameters::Boekhouding::Peppol aankoop matching'

U kan zien dat de zelf toegevoegde regels als bron 'Manueel' krijgen, de automatische toevoegingen hebben als bron 'Systeem'.

Importeren van matching regels

Het is mogelijk om vanuit een Excel-bestand of een CSV-bestand een import te doen van matching regels. De bestanden moeten 3 kolommen bevatten met de kolomtitels:

• leveranc_code = Leverancierscode
• omschr = Het artikel id of omschrijving indien de leverancier geen artikel meestuurt
• boekhpl_reknr = De grootboekrekening waarop de regels moeten worden toegewezen

3) Voorbeeld

Een leverancier is ingesteld voor:

• Detaillijnen te centraliseren per artikel (per btw-code)
• Toewijzen rekening via artikel Peppol is aangevinkt

• Standaardboeking is ingevuld. Deze zal niet worden gebruikt aangezien het toewijzen van de rekening zal gebeuren op basis van het artikel.

• Peppol matching is ingevuld op één artikel (A). De matching gebeurt op het artikel, niet op de artikelomschrijving tenzij er geen artikel is meegestuurd.

3.1) Boeking eerste factuur op leverancier

De factuur die wordt ingelezen bevat 3 detaillijnen met artikel A, B en C. 

In het boekingsscherm is het mogelijk om via de veldkiezer 2 nieuwe kolommen toe te voegen aan het overzicht:

• Peppol artikel id
• Peppol omschrijving

Beide kolommen worden opgevuld met de gegevens uit de e-factuur van de leverancier. Is de kolom 'Peppol artikel id' leeg, dan zal de herkenning gebeuren op de kolom 'Peppol omschrijving'.

In het boekingsvoorstel kan u zien dat de regel voor artikel A is toegewezen op grootboekrekening '611020 - Gsm' zoals het is ingesteld in de Peppol matching. Voor de andere artikelen was er nog geen matching voorzien en stelt Adsolut de default aankooprekening voor welke is ingesteld in de dossier settings.

In dit voorbeeld is dit rekening '600000 - Aankopen grondstoffen'.

We passen de rekening aan voor artikel B naar rekening '611300 - Onderhoud kantoor'

We passen de rekening aan voor artikel C naar rekening '612000 - Bureaubenodigdheden'

Bij het opslaan van de factuur worden er nieuwe regels toegevoegd aan de Peppol matching. Dit zowel op de leveranciersfiche als in de parameters.

3.2) Boeking volgende factuur op leverancier

We ontvangen van dezelfde leverancier een nieuwe factuur. Deze keer enkel voor artikel B.

Adsolut heeft bij de vorige factuur onthouden dat artikel B is geboekt op rekening '611300 - Onderhoud kantoor' en zal deze rekening nu automatisch voorstellen.

3.3) Boeking met standaardboeking

Indien het vinkje 'Toewijz. rekening via artikel Peppol' wordt uitgezet op de leverancier of als de dossier setting is ingesteld op 'Geen', dan wordt de standaardboeking terug gebruikt.